Weniger ist Mehrwert.

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Mikromanager © Sylvia NiCKEL

13. April 2018
von Sylvia Nickel
Keine Kommentare

Verzettelus Morbitus im Team: erkenne den Mikromanager2 Minuten Lesezeit

Wer sich zu sehr um das Detail kümmert, sich verzettelt, verliert den Blick für’s Ganze. Das sagt man dem Mikromanager nach. Dabei ist der Verzettelus Morbitus nicht nur Führungskräften vorbehalten. Auch im Team fällt es schwer, andere die Entwicklung des eigenen »Babies« zu überlassen. Die Folge: der Mikromanager schmeißt Sand ins Produktivitätsgetriebe anderer und erzeugt unnötig Stress. Hier einige Anhaltspunkte für Mikromanagement.

Bist Du ein Mikromanager?

Als Mikromanagement bezeichnet man das Management der Details statt des großen Ganzen. Und dies bezieht sich vor allem auf die ureigensten Aufgaben anderer im Team. Du erkennst Mikromanagement an folgenden Verhaltensweisen: Weiterlesen →

EisenhowerApps © Sylvia NiCKEL

6. April 2018
von Sylvia Nickel
3 Kommentare

Eisenhower VIII: Methodische und technische Unterstützung6 Minuten Lesezeit

Das neue Zeitmanagement: eine der meist zitierten Heuristiken im Selbstmanagement ist die Eisenhower-Matrix bzw. das Eisenhower-Prinzip. Ihre Entwicklung wird Dwight D. Eisenhower zugeschrieben (was jedoch umstritten ist). Unabhängig davon lässt sich anhand der vier Felder ein vollständiger Ansatz der Selbstführung  herleiten, auch und gerade im neuen Zeitmanagement. Teil I befasste sich mit den Dimensionen »Dringlichkeit« und »Wichtigkeit«Teil II analysiert dieStandardempfehlungen für die vier Matrix-Felder. In Teil III standen die Missverständnisse rund um den Workflow im Mittelpunkt. In Teil IV betrachten wir die zeitlichen Prioritäten, während Teil V dem Tagesrhythmus gilt. Teil VI befasste sich mit der Optimierung. In Teil VII prüften wir Eisenhower auf die Anforderungen des neuen Zeitmanagements. In diesem letzten Teil steht die methodisch-technische Unterstützung im Mittelpunkt.

Prioritäten und Aufgabenlisten

Das Eisenhower-Prinzip hilft insbesondere bei der Priorisierung der Aufgabe, und zwar

  1. bei der Aufgabeneingang und
  2. bei der Entscheidung, welche die nächste wichtige Aufgabe ist.

Der dynamische Arbeitsalltag sieht kein sukzessives Abarbeiten aller einmal aufgelisteten Aufgaben vor, denn einige verlieren im Zeitablauf an Bedeutung, andere werden überflüssig und wieder andere sind aufgrund der geänderten Umstände wichtiger als zuvor. Dies zeigte das große Missverständnis um den Workflow. Aufgabenlisten sind daher stets Instrumente der Selbstführung, jedoch kein Arbeitsdiktat.

Die manuelle Tagesliste

Die einfachste Methode ist, die wesentlichen drei, maximal fünf Aufgaben für den nächsten Tag zu notieren, wie etwa beim Bullet Journaling. Alle anderen Aufgaben gehören auf andere Listen oder Einzelvermerke. Dies hat einen psychologischen Sinn, denn alles, was wir sehen, löst bewusste und unbewusste Denkprozesse aus. Wenn wir wiederholt auf die Aufgabe schauen, die erst in vier Wochen fällig ist, wird diese deshalb kein Stück weiter bearbeitet. Im Gegenteil: es erzeugt Stress, ganz automatisch unterbewusst, denn unser Unterbewusstsein will uns ja vor Gefahren warnen. Diese Arbeitsgefahr verarbeitet es und setzt das Überlebensprogramm namens Stress in Gang.

Alternativ zur Liste ist die Lösung kleiner DIN A7-Karteikarten schön. Diese lassen sich einfach zusammenklammern oder man schafft sich gleich die Mind Papers samt Mäppchen an. Insbesondere für haptisch Orientierte ist dies eine gute Methode, ohne in der Zettelwirtschaft zu landen und sich buchstäblich zu verzetteln.

Für welche Methode, welches Programm oder App Du Dich auch immer entscheidest: nutze die Ansicht »heute« oder »Tagesliste« für den Tag. Schaue nur beim Einpflegen neuer Aufgaben auf die Gesamtliste. So kannst Du abschätzen, wann Du Dir die notwendige Zeit nehmen willst und gegebenenfalls eine Erinnerung für die Aufgabenbearbeitung einrichten.

Digitale Helferlein

Die Tagesliste ist eine der Anforderungen an Apps oder Software. Die Tagesliste ist wesentlich beim Aufgabenmanagement. Diese wird bei vielen Programm bzw. Apps geboten.EisenhowerApps © Sylvia NiCKEL

  • Microsoft Outlook verfügt über detaillierte Ansichtsmodi und ist ein sehr ausgeklügeltes Aufgabenmanagement. Allerdings ist die Notebook-/PC-Variante auch optisch ein Dinosaurier und mag Dir von daher nicht zusagen.
  • Microsoft To-Do ist die abgespeckte und sehr smartphone-geschmeidige Variante des Dinausaurieres unter den Aufgabenmanagementprogrammen. Ich habe Microsoft To-Do hier rezensiert.
  • Todoist ist optisch und funktional mit Microsoft To-Do vergleichbar, bietet jedoch einige Verfeinerungen und – im Gegensatz zu Microsoft To-Do – ein Outlook-Plugin.
  • Wunderlist gilt als Pendant zum Todoist und ist durch die vorinstallierten Icons sehr grafisch orientiert.
  • Trello bietet noch mehr, insbesondere kollaborative Optionen, wodurch ein Workflow im Team abgebildet werden kann. Letzteres kann im Prinzip auch der Dinosaurier Outlook Aufgaben, jedoch kennt dieser standardmäßig nur die Einstellung »Aufgabe fertig gestellt«; mit ein paar Tricks lassen sich auch Zwischenstufen delegierter Aufgaben melden bzw. einpflegen.
  • Asana ist ebenfalls auf Teamwork ausgelegt und verfügt über eine Statusberichtintegration.
  • Eisenhower.me und My Effectiveness greifen auch optisch die vier Felder der gleichnamigen Matrix auf. Ich habe my Effectiveness im Test gehabt; meine Erfahrung kannst Du hier nachlesen.

Welches Deine App wird hängt von Deinen Bedürfnissen und auch von Deinem Geschmack ab. Die App muss Dir gefallen wie dem Fisch der Köder. Mein Tipp: beschäftige Dich mehrere Tage testweise mit der (zunächst) gewählten App. Teste diese auf Notebook/PC, Tablet und Smartphone, ohne direkt konsequent umzusteigen. Und bitte: notiere nicht im Enthusiasmus alle Nice-to-Do in der neuen App 🙂

Eisenhower-Webinar © Sylvia NiCKELDieses Thema ist Gegenstand des Webinars und der Videolektion so viel Power steckt in Eisenhower. Weitere Webinare  von mir findest Du übrigens auf edudip und sofengo. Die Literatur, Vorträge und Videos habe ich hier für Dich zusammengestellt.

Dies war der letzte Teil der kleinen Serie zum Eisenhower-Prinzip. Hat sie Dir gefallen? Hinterlasse einfach einen Kommentar unter diesem Beitrag. Danke und entspanntes Arbeiten an den wichtigen Aufgaben,
Sylvia Nickel

~~~ Alle Artikel dieser Serie ~~~

  1. Eisenhower I: über Dringlichkeit und Wichtigkeit
  2. Eisenhower II: die Standardempfehlungen
  3. Eisenhower III: das große Missverständnis »Workflow«
  4. Eisenhower IV: zeitliche Prioritäten setzen
  5. Eisenhower V: Tagesablauf einrichten
  6. Eisenhower VI: Optimierungen erkennen
  7. Eisenhower VII: das neue Zeitmanagement
  8. Eisenhower VIII: methodische und technische Unterstützung des Prinzips

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Die perfekte To-Do-Liste © Sylvia NiCKEL

30. März 2018
von Sylvia Nickel
1 Kommentar

5 Tipps für weniger To-Do7 Minuten Lesezeit

Wenn in den Aufgaben mehr Zeit steckt als der Tag Stunden hat, dann darf man sich zurecht fragen: »Will ich zuviel?« So identifiziert Stephan List in seinem gleichnamigen Artikel einige Anhaltspunkte für ein Zuviel. Ich kehre die Fragestellung um.

Wie Du Aufgaben richtig reduzierst

Eine Aufgabe ist eine Aufgabe, weil Sie dringend oder/und wichtig ist. Aber dies heißt nicht, dass wir alle Aufgaben selbst oder gar in dieser Form erledigen müssen. Ganz klar, David Allen packt es in diesen knackigen Satz:

Hier also die fünf Tipps für weniger To-Do. Erkenne die richtigen Aufgaben erkennen und fokussiere Dich.

#1  Prüfe Deine 2–3 »Most Important Tasks« für den Tag.

Konzentriere Dich auf zwei bis drei Aufgaben, die Dich heute am meisten voran bringen. Das mag Deine Rolle in der Organisation betreffen oder gar direkt mit Umsatz, Absatz oder Einkommen zusammenhängen. Es sind die sogenannten »High Value-Added Tasks« oder »High-Value Activities«. Sie verfügen über einen hohen Wertbeitrag für Dein Ziel (in Deiner Rolle in der Organisation). Zugleich sollten diese Aufgaben zu jenen gehören, die Du gut beherrschst. Suche Dir gegebenenfalls für die anderen Aufgaben Spezialisten, die es besser können. Dies ist nicht immer möglich, aber die Aufgabe(n) mit hohem Erfolgsbeitrag, die Du am besten beherrschst, gehören ganz klar nach oben auf die Tagesliste. bearbeite Sie zuerst.

#2  Trenne Dich von Aufgaben

Nicht jede Aufgabe in Deinem Aufgabenmanagementsystem oder auf Deiner Aufgabenliste musst Du selbst erledigen. Prüfe, ob andere diese besser können. Vielleicht verfügen andere über bessere Fähigkeiten oder die besseren Kenntnisse? Oder vielleicht halten Dich diese Aufgaben – meist aus dem Quadranten der Dringlichkeit und Nicht-Wichtigkeit – von wichtigeren ab? In der Ökonomie kennen wir das Prinzip der Funktionenverlagerung. Man kann Funktionen an vor- und nachgelagerte Prozessschritte delegieren oder durch Rationalisierung überflüssig machen. Denke an das schwedische Möbelhaus: einer der Erfolgsfaktoren ist es, dass Kunden die Möbel selbst aufbauen. Das Möbelhaus kann sich so auf seine Kernkompetenzen (Sortimentsbildung, Logistik, Präsentation) konzentrieren.

#3  Erkenne Nice-to-do-Aufgaben

Ganz besondere Kandidaten sind die Aufgaben, die das ganze schöner, ja nahezu perfekt machen. Perfektion wird jedoch selten verlangt, sondern eher »erledigt«. To-Do-Listen sind häufig voll von diesen »Schön wäre es«-Aufgaben. Es ist auch kein Fehler, sich über die Perfesktion Gedanken zu machen. Diese Aufgaben gehören auf die Nice-To-Liste und nicht auf die Tages- oder Wochenliste. Prüfe Deine Aufgaben auf den Nice-To-Faktor und verschiebe Sie in einen anderen Ordnern, auf eine andere Liste. Ich persönlich habe in 25 Berufsjahren nie wieder eine Aufgabe angepackt, die auf Nice-to gelandet ist. Dies ist vor allem dem Umstand geschuldet, dass mir Zeit und Energie fehlten auf die offensichtlich nicht wichtigen Dinge noch einen Blick zu werfen. 🙂

#4  Vereinfache Aufgaben

Dies gilt vor allem für Routinen, also wiederkehrende Aufgaben. Denn was, Du hier durch einmalige Überlegung sparst, erntest Du mehrfach in der Folgezeit. Vereinfache Aufgaben durch Stapelverarbeitung, Delegation, Automatisierung oder Digitalisierung.

Die schwächste, dennoch wirkungsvolle Form der Vereinfachung ist die Stapelverarbeitung: lege gleichgeartete Aufgaben hintereinander in ein festes Zeitfenster. Die Delegation ist nicht ausschließlich von der Weisungsbefugnis der Rolle in einer Organisation abgängig; dennoch bleibst Du bei Delegation »Process Owner«. Hier gilt nicht »aus den Augen – aus dem Sinn«. 😉
Die Automatisierung verlagert manuelle Vorgänge auf computergestützte. Der Autoresponder ist ein einfaches Beispiel für Automatisierung. Die Office-Programme bieten zahlreiche Möglichkeiten der Automatisierung und Arbeitserleichterung, beispielsweise durch Shortcuts oder Schnellbausteine. Es lohnt, ein wenige Zeit in die Hilfefunktion zu investieren. Damit befindest Du Dich an der Schnittstelle zur vierten Möglichkeit: gerade die Digitalisierung bietet einen willkommenen Anlass neue Instrumente zu entdecken wie beispielsweise Microsoft Flow oder IFTTT (»if this than that«): mit diesen Tools kannst Du Aktivitäten aus verschiedenen Programmen verknüpfen.

#5  Behalte die Tagesaufgaben im Blick

Weniger ist mehr – auch bei der Aufgabenliste. Definiere 2–3 »Must-« und maximal 10 »Should-Aufgaben« für den Tag. Nutze dafür die Funktion »Heute« oder »Tagesliste« in Deiner To-Do-App oder notiere diese Aufgaben auf einen Zettel oder in Deinem Generalbuch.
Ziehe abends Bilanz und übertrage die nicht erledigten Should-Aufgaben auf den nächsten Tag, ein anderes Zeitfenster oder verabschiede Dich auch von diesen.

Ich hoffe, Deine Aufgabeliste ist jetzt schon schlagartig kleiner. Es gilt:

 

Microsoft Outlook Aufgaben-Kurs © Sylvia NiCKELKurs ✿ Effektiv mit Outlook Aufgaben

Speziell für Outlook 365/2016 habe ich einen Live-Online-Kurs konzipiert. In acht Terminen befassen wir uns mit den Möglichkeiten des Programms. Wir verfestigen die Prinzipien eines bewährten Aufgabenmanagements und finden unseren Rhythmus. Du wirst definitiv weniger Zeit mit Deiner Liste verbringen und dennoch mehr erreichen.  Mehr erfahren …

Die perfekte To-Do-Liste © Sylvia NiCKELVideolektion ♦ Die perfekte To-Do-Liste

Dieses Thema ist Gegenstand des Webinars die perfekte TDL. Die Videolektion findest du hier. Weitere Webinare von mir findest du übrigens auf edudip und sofengo. Die Literatur, Vorträge und Videos habe ich hier für dich zusammengestellt.

Eine entspannte Zeit,
Sylvia Nickel
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Tagesablauf mit Eisenhower © Sylvia NiCKEL

23. März 2018
von Sylvia Nickel
2 Kommentare

Eisenhower VII: das neue Zeitmanagement6 Minuten Lesezeit

Das neue Zeitmanagement: eine der meist zitierten Heuristiken im Selbstmanagement ist die Eisenhower-Matrix bzw. das Eisenhower-Prinzip. Ihre Entwicklung wird Dwight D. Eisenhower zugeschrieben (was jedoch umstritten ist). Unabhängig davon lässt sich anhand der vier Felder ein vollständiger Ansatz der Selbstführung  herleiten, auch und gerade im neuen Zeitmanagement. Teil I befasste sich mit den Dimensionen »Dringlichkeit« und »Wichtigkeit«Teil II analysiert die Standardempfehlungen für die vier Matrix-Felder. In Teil III standen die Missverständnisse rund um den Workflow im Mittelpunkt. In Teil IV betrachten wir die zeitlichen Prioritäten, während Teil V dem Tagesrhythmus gilt. Teil VI befasste sich mit der Optimierung. In diesem Teil VII prüfen wir Eisenhower auf die Anforderungen des neuen Zeitmanagements.

Das neue Zeitmanagement: Flexibilität für alle Fälle

»Eisenhower? – Das mag für den Arbeitsplatz aus dem vergangenen Jahrhundert gelten (…)« – Ist dies auch Dein Gedanke? Dann wird es Zeit, die Zeitlosigkeit dieses Prinzips der Selbstführung zu erkennen. Weiterlesen →

Digitaler Frühjahrsputz © Sylvia NiCKEL

20. März 2018
von Sylvia Nickel
Keine Kommentare

Digitaler Frühjahrsputz5 Minuten Lesezeit

Angeregt durch Stephan List möchte ich die Liste zum digitalen Frühjahrsputz ergänzen und nach Themen bzw. Orten sortieren. Heute ist Frühlingsbeginn; ein willkommener Anlass für den gleichnamigen Putz. Es tut auch nicht weh und dauert nur wenige Minuten.

Der digitale Frühjahrsputz in 4 Bereichen

1. Mailbox

Wie viel digitaler Müller sammelt sich in der Inbox? Häufig ist uns dies nicht bewusst. Also ran an den Frühjahrsputz:

  • Uninteressante Newsletter abmelden. Für Newsletter, Registrierungen und dergleichen lohnt sich ohnehin die Einrichtung einer zweiten E-Mail-Adresse, die Du nicht zur Korrespondenz nutzt. Diese Mailbox kannst Du bei Bedarf besuchen, und zwar dann, wenn Du Zeit und Lust hast, das Informationsangebot zu durchstöbern. Alternativ lassen sich Newsletter per Regel in einen separaten Ordner automatisch umleiten.
  • Einen Newsreader einrichten. Für Blogs empfiehlt sich die Einrichtung eines RSS- oder News-Readers. Hier kannst Du mehrere Blogs und auch die Feeds von digitalen Zeitschriften.
  • Leite E-Mails, in welchen Du im CC oder im BC genannt bist, per Regel automatisch in einen separaten Ordner, denn diese E-Mails erreichen Dich zur Kenntnisnahme und enthalten keinen Workload. So kannst Du diese zielgereichtet in Deinem Zeitfenster namens Information lesen und archiveren oder löschen.
  • Stelle die E-Mail-Benachrichtigung aus, denn diese unterbricht Dich immer bei irgendetwas. Für echte Feuerwehreinsätze kommt auch heutzutage der »Premiumkanal« zum Einsatz: das Telefon. Selbstverständlich solltest Du in Deine E-Mails schauen: dann, wenn Du es willst.

Du wirst konzentrierter und mit weniger Unterbrechungen arbeiten. Dein Gehirn wird es Dir danken.

2. Soziale Netzwerke/Medien

Ob Facebook, Instagram, Pinterest, Google+, Linkedin oder XING: soziale Medien sind der Treiber für Ablenkung und Zeitfresser schlechthin. Prüfe also, ob Du die Zügel in der Hand hast.

  • Deaktiviere Push-Nachrichten und E-Mail-Benachrichtigungen. So bleibst Du Herr der Informationslage und Deiner Zeitsteuerung statt Dich von den Medien ablenken oder gar nervös machen zu lassen.
  • Beende das Abonnement bei Kontakten mit nervigen »News«. Es gilt: was Dich nervt, solltest Du entfernen, ob Katzenbilder, TGIF-Postings, Aufrufe zu Petitionen oder Selbstbeweihräucherungen – entscheide selbst, was Du sehen willst.
  • Entferne den News- bzw. Abo-Haken auf Fanpages, die Du jemandem zum Gefallen geliked hast, Dich jedoch nicht interessieren.
  • Entferne den Abo-Haken zu den News oder verlasse Gruppen, die Dich nicht interessieren bzw. keinen Nutzen für Dich haben.

Dein Stream wird leerer sein und Du wirst weniger das Gefühl haben, etwas verpasst zu haben, wenn Du Dich in Deine sozialen Netzwerke einklinkst: de-stress yourself 🙂

3. Smartphone

Folgende Reinigungstipps gelten selbstverständlich auch für das Tablet.

  • Lösche nicht benötigte und doppelte Telefonnummern. Insbesondere beim Wechsel des Smartphones werden trotz Cloud-Synchronisation manche Kontaktdaten gedoppelt. Hier schleichen sich im Zeitablauf auch noch Fehler ein, beispielsweise, wenn Dein Kontakt die Telefonnummer gewechselt hat.
  • Prüfe über »Einstellungen –> Apps«, welche Apps zurzeit Speicher belegen, und entscheide Dich bewusst, die eine oder andere, nicht benötigte App zu stoppen oder zu deaktivieren bzw. zu entfernen. Was Du sechs Monate nicht genutzt hast, wirst Du vermutlich auch morgen nicht benötigen. Jede App belegt Speicher und fragt unter Umständen Standort oder anderes Nutzerverhalten ab. Es gilt wieder einmal: weniger ist Mehrwert. – Ich verfahre beispielsweise so mit den durchaus zeitweise genutzten Apps 7Weeks und RescueTime: in Zeiten, in welchen ich diese nicht benötige, entferne ich sie vom Smartphone.
  • Entferne alte Fotos und entscheide Dich für einige wenige, die Du auf dem Smartphone mitführen willst. Deine Speicherkarte oder der feste Speicher werden es Dir danken.
  • Leere Chat-Verläufe von Messengern. Du kannst Dir die Konversation zuvor bei den meisten Messengern per E-Mail senden.
  • Nutze einen Cleaner für Dein Smartphone. Nicht mehr benötigte Dateifragmente und mittlerweile ungültige Registrierungen durch Updates werden ebenso entfernt wie doppelte oder unscharfe Fotos. Ich arbeite zur Reinigung meines Android-Smartphone mit dem AVG Cleaner.
  • Führe einen Neustart nach abgeschlossenem Frühjahrsputz durch.

Aufgeräumt und geputzt wird Dein Smartphone oder Tablet weniger Energie benötigen und schneller arbeiten.

4. Dateien

Was für Smartphone und Tablet gilt, dient auch Deinem Notebook oder PC.

  • Aufräumen des Desktop. Der digitale Schreibtisch sollte ebenso sauber sein wie der reale. Entferne alle nicht benötigten Dateien und Verknüpfungen und erhalte so den Überblick.
  • Du bist Dir unsicher? Verschiebe die Daten vom Desktop in die Cloud oder ein anderes Verzeichnis. Erstelle eine Desktopverknüpfung mit der Bezeichnung »alter Desktop JJ-MM TT«  oder ähnlich.
  • Aufräumen von Cloud, HDD und Sicherungsmedien.
  • Setze Putzprogramme wie CCleaner ein. Sie beseitigen Fehleinträge in der Registry, die häufig durch Updates entstehen. Außerdem leeren sie den Cache und bieten zusätzliche Reinigungsfunktionen.
  • Lass Notebook oder PC regelmäßig vom Profi reinigen, und zwar physisch. Staub lässt Lüfter laut werden und schneller altern. Eine professionelle Reinigung kostet wenige Euro (unter 100) und verlängert die Lebenszeit Deines elektronischen Freundes.

Dein Rechner wird schneller arbeiten und vielleicht sogar weniger Energie benötigen.

Echtes Archiv

Auch wenn die Cloud viel Speicherplatz bietet: was benötigst Du wirklich? Die Hausarbeit aus dem Studium, das schon zehn Jahre zurück liegt? Räume physisch nicht benötigte Dateien auf ein Sicherungslaufwerk oder zumindest in ein Verzeichnis namens »Archiv«. Am realen Schreibtisch sollten Akten nur aus laufenden Vorgängen und maximal aus dem vergangenen Geschäftsjahr lagern. Wie sieht es mit Deinen Dateien aus?

Weniger Dateien bieten mehr  Überblick und fördern somit den Fokus auf das Wesentliche.

Digitale Putzaktion mit Langzeiteffekt

Führe diesen Putz regelmäßig durch, vielleicht zu Beginn jeder Jahreszeit. Wenn Du Dir unsicher bist, ob die Dateien oder Kontaktdaten usw. noch benötigt werden, dann lege einen Ordner »Alt-JJJJ-MM« an und verschiebe den digitalen Müll dahin. Alles, was Du länger als ein Jahr nicht mehr benötigst, kannst Du getrost entsorgen, – genauso wie im Kleiderschrank und an anderen Orten. 🙂

Ich wünsche Dir einen erfolgreichen digitalen Frühjahrsputz,
Sylvia Nickel

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de-stress yourself © Sylvia NiCKEL

16. März 2018
von Sylvia Nickel
Keine Kommentare

Aktiver Gesundheitsschutz nach ISO 45001 im Büro 4.15 Minuten Lesezeit

Dieser Tage tritt die ISO 45001 »Arbeitsschutzmanagementsysteme – Anforderungen mit Anwendungshinweisen« in Kraft. Sie ersetzt die OHSAS 18001 (Occupational health and safety management systems) und ist in Kürze auch in der deutschen Übersetzung erhältlich. – Doch was bringt diese Norm und was haben Selbstführung und  Arbeitsorganisation damit zu tun?

Gesundheitsschutz nach ISO 45001

Arbeitsschutzmanagementsysteme (AMS) sind seit den 1990er Jahren stark verbreitet und werden in das Qualitätsmanagementsystem integriert. Die Regelungen kommen nicht vor ungefähr. Schließlich sind hierzulande die Berufsgenossenschaften an möglichst wenig Schadensfällen interessiert. Daher sind Unternehmen bereits durch die Berufsgenossenschaften verpflichtet, Gefährdungsbeurteilungen und Unterweisungen zu dokumentieren, und zwar ab dem ersten Mitarbeiter.

Beim Begriff »Arbeits- und Gesundheitsschutz« denkt man zunächst an die Industrie und das produzierende Gewerbe, an Gefahr für Leib und Leben durch Unachtsamkeit, Unwissenheit oder fehlende Schutzmaßnahmen bei der Bedienung von Produktionsmaschinen. Doch der heutige Begriff geht weit darüber hinaus, wie die Initiative »Antistress-Verordnung« durch die IG Metall im Jahr 2012 zeigt: es geht neben Ergonomie auch um psychische Belastungen.

Einige Auszüge aus den Neuerungen entnehme ich dem Fachartikel „Neue ISO 45001“:

  • Nicht nur Risiken sind zu beurteilen, sondern auch Chancen sollen identifiziert und gefördert werden. Diese wird interessant bei mehr selbstbestimmter Arbeit(-szeit) wie etwa im Homeoffice oder im Working Space.
  • Auch psychische Gefährdungen durch Lärm, Stress, unklare Abläufe sind zu identifizieren und zu beurteilen.
  • Die Chancen sind zu beurteilen, die sich aus der Anpassung der Arbeit, der Arbeitsorganisationen oder der Arbeitsumgebung an die Beschäftigen ergeben. Diese Empfehlung greift proaktiv die zu erwartenden Änderungen durch Digitalisierung und Demografie auf.
  • Im Zentrum steht die Bewussteinbildung über die Gefährdungspotenziale. Diese geht weit über Schulungen und Gefährdungsbeurteilungen hinaus. »Arbeite (dich) gesund« wird damit ein wichtiges Ziel in der Mitarbeiterführung, hoffentlich auch für Mitarbeiter mit Führungsverantwortung.
  • Alle Prozesse im Unternehmen werden aus der Perspektive des Arbeits- und Gesundheitsschutzes betrachtet.

Somit rückt auch die »schnöde« Büroarbeit für Kopfarbeiter in den Mittelpunkt der Analysen. Was heißt das für Dich, vielleicht auch als Solopreneuer? Achte auf Deine Gesundheit. Hier ein paar Tipps.

5 Tipps für Deine Gesundheit im Büro 4.1 und beim New Work

  1. Monotasking: konzentriere Dich auf eine Tätigkeit, eine Aufgabe; die die jetzt wichtig ist. Dies bedeutet eine hohe Disziplin, was Unterbrechungen und Ablenkungen angeht. Doch um im flexibel die Prioritäten im Tagesverlauf anpasen zu können, empfiehlt sich die Salamitaktik oder Pomodorotechnik:
  2. Zeitintervalle (Pomodori): gestalte Deine Aufgaben so, dass Du diese nach einer kurzen, festen Zeitspanne nicht nur unterbrechen, sondern den weiteren Teil auf ein anderes Zeitfenster verschieben kannst. So bleibst Du flexibel gegenüber neuen Aufgaben, die beispielsweise jetzt wichtig und wichtig sind. Ich arbeite übrigens gerne mit Zeitintervallen von 20 und 45 Minuten und gehe – wenn es geht – auf Flugmodus an allen Kommunikationskanälen, um Unterbrechungen zu vermeiden. Denn diese kosten mehr Kraft als die bloßen zwei Minuten. In der Regel benötigt man 20 Minuten für den nächsten Anlauf. Danach gönne ich mir aber folgendes:
  3. Bewegungspausen: nach einer Arbeitsphase strecke und recke ich mich. In größeren Pausen geht es an die Luft. In kleineren hole ich ein neues Mineralwasser, räume etwas weg oder suche durch Übungen gezielte Entlastung für Rücken, Nacken und die Handgelenke. Auch ein Blick nach Draußen oder in die Ferne sorgt für Entspannung, nicht nur der Augen. Dann geht es wieder ran, aber mit …
  4. Ergonomie: passe Bildschirm, Sitzhöhe usw. an Deinen Körper an. Die Beine sollten bei einem Schreibtischstuhl beispielsweise im rechten Winkel zur Sitzfläche sein. Der Bildschirm gehört auf Augenhöhe und nicht als Notebook auf den Schoß. Wer die Möglichkeit hat, die Sitzmöbel oder gar die Schreibtischhöhe zu wechseln, sollte dies auch tun, mindestens einmal in der Stunde.
  5. Reflexion: schließe den Arbeitstag mit einer Einminutenreflexion ab. Was war super und was wird demnächst besser ? Was macht den morgigen Tag zum Erfolg? Wenige Stichworte – auch nur gedanklich – genügen. Daher heiße es ja »Einminutenreflexion«.

Runde dies durch regelmäßige Bewegung an der Frischluft und gesunder Ernährung ab. Deine Resilienz wird sich stärken.

de-stress yourself © Sylvia NiCKEL

Gelassen gesund arbeiten ist Gegenstand des Erfolgsteams de-stress yourself. Zwölf Wochen für noch mehr Zeit. Mehr erfahren …

de-stress yourself & N-JOY your work,
Sylvia Nickel

Referenzen

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XING Kontakbestätigung © Sylvia NiCKEL

9. März 2018
von Sylvia Nickel
Keine Kommentare

XING 2018: Neue Kontaktkategorien4 Minuten Lesezeit

Die Umbaurabeiten bei XING scheinen noch nicht abgeschlossen zu sein. Seitdem alle – zumindest die von mir aufgerufenen – Profile auf das neue Design mit Profilfoto und Titelbild umgestellt worden sind, ist wieder etwas bei den Kontaktkategorien passiert.

Kontaktkategorien? – Kenne ich nicht.

Vielleicht hast diese Möglichkeit bislang übersehen. Mit Kontaktkategorien  lassen sich die Kontakte verschiedenen Gruppen zuordnen. Da ist hilfreich. Ich notiere mir bespielswiese „Duzen“ oder „Siezen“ oder den Anlass der Kontaktverknüpfung. So lassen sich Fehler in der Ansprache oder der Zuordnung (woher kennen wir uns noch mal?) vermeiden.

Tagging oder Kategorien bietet heutzutage jedes System, ob CRM, Kontaktmanagement oder Social Media. Nun aber zu XING.

Neue, standardisierte Kontaktkategorien

Bei der Bestätigung einer Kontaktanfrage fiel mir auf, dass die von mir eingerichteten Kategorien nicht da waren. Stattdessen öffnete sich die Vorauswahl mit

  • Geschäftlich,
  • Privat,
  • Kollege,
  • Kunde,
  • Lieferant,
  • Personalvermittler.

Na, hoffentlich löst dieser Artikel nicht eine Genderdebatte aus; schließlich wird ausschließlich die männliche Form angeboten 🙂 Diese Standardkategorien sind auf den ersten Blick sinnvoll, helfen sie uns, das Private von beruflichen Feldern zu trennen.

XING Kontakbestätigung © Sylvia NiCKEL

Übrigens können nach wie vor mehrere Kategorien an eine Person vergeben werden. Doch nun stellt sich eine Frage:

Wo sind die selbst definierten Kontaktkategorien?

Unter den Kontakten werde ich fündig. Ruft man »Meine Kontakte« und dann »Kontakte« auf, kann man wie seit Jahresbeginn gewohnt zwischen Detail- und Listenansicht umschalten. In der Detailansicht ist es möglich, eigene Kategorien zu definieren und diese zu verwenden.

Detaillierte XING-Kontaktliste mit Kontaktkategorien © Sylvia NiCKEL

Nun frage ich mich, wie sich dies auf der Profilansicht meines Kontaktes gestaltet. Leider werde ich weiterhin nicht mehr fündig. Die Kontaktkategorien sind offensichtlich endgültig von der Profilseite verschwunden.

[Nachtrag am 09.03.2018 um 17:38 Uhr] Bei der nächsten Kontaktbestätigung einige Stunden nach dem Schreiben dieses Artikels sind die Standardkategorien wieder weg. Es bleibt spannend auf XING. Wie sieht es mit Deinen Kategorien aus?

XING-Workshop

Die Optimierung Deines XING-Profils steht im Mittelpunkt des »XING-Workshops«, live und online. Wir nehmen uns in kleiner Gruppe Zeit, Dein Profil zu optimieren.
Melde Dich gleich jetzt ► hier für den nächsten Termin an.

Weitere Webinare  von mir findest Sie übrigens auf edudip und sofengo. Die Literatur, Vorträge und Videos habe ich hier für Dich zusammengestellt.

Ich wünsche Dir ein entspanntes Netzwerken auf XING,
Sylvia Nickel

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Eisenhower Standardempfehlungen © Sylvia NiCKEL

9. März 2018
von Sylvia Nickel
3 Kommentare

Eisenhower VI: Optimierungen erkennen5 Minuten Lesezeit

Eine der meist zitierten Heuristiken im Selbstmanagement ist die Eisenhower-Matrix bzw. das Eisenhower-Prinzip. Ihre Entwicklung wird Dwight D. Eisenhower zugeschrieben (was jedoch umstritten ist). Unabhängig davon lässt sich anhand der vier Felder ein vollständiger Ansatz der Selbstführung  herleiten, auch und gerade im neuen Zeitmanagement. Teil I befasste sich mit den Dimensionen »Dringlichkeit« und »Wichtigkeit«. Teil II analysiert die Standardempfehlungen für die vier Matrix-Felder. In Teil III standen die Missverständnisse rund um den Workflow im Mittelpunkt. In Teil IV betrachten wir die zeitlichen Prioritäten, während Teil V dem Tagesrhythmus gilt. Dieser Teil VI befasst sich mit der Optimierung.

Klarer Fall für den Qualitätsquadranten

Was künftig Zeit in einer Aktivitätenfolge spart, ist strategischer Natur. Daher gehört dies in das Zeifenster »Qualitätsquadrant«. Eine Entscheidung kann hier über wertvolle Ressourcen in der Zukunft bestimmen. Ein kleines Beispiel: Weiterlesen →

Franziska Martin in Impulse

2. März 2018
von Sylvia Nickel
Keine Kommentare

Aufgabenlisten sind kein Ticketsystem4 Minuten Lesezeit

Der Artikel von Franziska Martin auf Impulse veranlasst mich, ein grobes Missverständnis mit Aufgabenlisten aufzuklären. Die Autorin bezieht sich auf Kevin Kruse. Dieser empfiehlt, statt To-Do-Listen zu führen, lieber gleich die Aufgaben in den Kalender einzutragen. Doch zunächst zum ersten Gedanken beim Lesen des Artikels.

Du bist Herrscher Deiner Aufgaben

Sind es zu viele, bist du nicht fokussiert 😉 Denn nicht jeder Informationsschnipsel in Deiner Inbox (ob E-Mail, Gedanke, Gesprächsnotiz oder selbst gesetztes Ziel) ist auch eine Aufgabe. Wer alles im Aufgabenmanagement notiert, wird feststellen, dass ein guter Bodensatz übrig bleibt, auch nach Monaten und Jahren, so wie die zitierten 41% der Aufgaben, die »I done this«-Nutzer 2012 in der Liste liegen ließen. Es waren vermutlich keine Aufgaben, sondern Wünsche, – so wie bei meiner ersten digitalen To-Do-Liste zu Beginn der 1990er Jahre 🙂

Einer meiner Kunden meinte mal ganz ernsthaft »ich habe über 400 To-Do in meinen Aufgabenlisten und ich schaffe sie einfach nicht«. Ein anderer fragte mich, ob nicht irgendein System den Kalender eigenständig mit Aufgaben aus der To-Do-Liste füllen könnte. Offensichtlich liegen dort verschiedene Auffassungen darüber vor, was Aufgaben sind. Und mal ehrlich: wer will sich schon von einer Liste die Tages- oder gar die Lebensgestaltung diktieren lassen?

Notiz, Termin oder Aufgabe?

Ganz grob lassen sich Notizen von Aufgaben und diese von Terminen unterscheiden (dazu dieser Artikel). In der Aufgabenliste stehen nur tatsächliche Aufgaben mit einem Workload, also einer Bearbeitungszeit. Sinnvollerweise sollte diese auch gleich im Betreff vermerkt werden. Alles andere gehört in andere Systeme. – Eine klare Absage meinerseits an den Vorschlag von Kevin Kruse, alle Aufgaben in den Terminkalender einzutragen. Dies ist angesichts der Dynamik in unseren Zeiten für viele ohnehin nicht praktikabel. Puffer zwischen Aufgabenblöcken ermöglichen die flexible Reaktion auf Feuerwehreinsätze, also dringende und wichtige Aufgaben. Solche blockieren bei Nichterledigung nicht nur andere, sondern im schlimmsten Fall die gesamte Organisation.

Arbeitsblöcke als Lösung?

Doch vielleicht mein Kevin Kruse auch das bewährte System, mit Rhythmen zu arbeiten, beispielsweise im Tagesablauf. Dann ist es sinnvoll, sich einen Zeitblock für Post, Information oder der Arbeit an einem besonderen Projekt zu reservieren. Dies gilt vor allem für geteilte und gemeinsam genutzte Kalender.

Und in diesen Blöcken, die möglichst zu gleichen Zeiten liegen (dann fällt es leichter), stehen nun die berühmten Aufgaben aus der To-Do-Liste an. »Unser Impuls ist es, das Dringende zu erledigen und das Wichtige zu ignorieren« wird Kevin Kruse im Artikel zitiert. Dem stimme ich voll zu. Befolge das Eisenhowerprinzip, insbesondere, was zeitliche Prioritäten angeht. Auf die Tagesliste gehören ohnehin nur wenige, wichtige Aufgaben. Ich empfehle nach der 7±2-Regel, sich maximal fünf am Abend für den nächsten Tag zu notieren, beispielsweise beim Journaling.

Die Inbox clever gestalten

Ja, aber wohin denn nun mit den Einfällen, einen Arzttermin zu vereinbaren, ein bestimmtes Buch zu lesen und sich mal generell über ein Projekt Gedanken zu machen? Meine Inbox für derlei Gedanken – übrigens auch für künftige Blogartikel – ist das Generalbuch, digital und papiergebunden. Dieses schaue ich abends durch, um sie dann im Zweifelsfall zu einer echten Aufgabe zu machen; eventuell sogar für den Folgetag. So ist meine Inbox Instrument der Zeitsteuerung und keine Aufgabendiktatur … und ein Ticket(ing)system erst recht nicht, denn Du entscheidest, was zur Aufgabe wird, nicht der digitale Workflow von »ich wünsch mir das«-Anfragen.

Microsoft Outlook Aufgaben-Kurs © Sylvia NiCKELDieses Thema ist Gegenstand des Webinars und der Videolektion so viel Power steckt in Eisenhower.

Kurs ✿ Effektiv mit Outlook Aufgaben

Speziell für Outlook 365/2016 habe ich einen Live-Online-Kurs konzipiert. Mehr erfahren …

Weitere Webinare  von mir findest Du übrigens auf edudip und sofengo. Die Literatur, Vorträge und Videos habe ich hier für Dich zusammengestellt.

Ich wünsche Dir viel Erfolg mit Deinen Aufgaben,
Sylvia Nickel

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Tagesablauf mit Eisenhower © Sylvia NiCKEL

23. Februar 2018
von Sylvia Nickel
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Eisenhower V: Tagesablauf einrichten5 Minuten Lesezeit

Eine der meist zitierten Heuristiken im Selbstmanagement ist die Eisenhower-Matrix bzw. das Eisenhower-Prinzip. Ihre Entwicklung wird Dwight D. Eisenhower zugeschrieben (was jedoch umstritten ist). Unabhängig davon lässt sich anhand der vier Felder ein vollständiger Ansatz der Selbstführung  herleiten, auch und gerade im neuen Zeitmanagement. Teil I befasste sich mit den Dimensionen »Dringlichkeit« und »Wichtigkeit«. Teil II analysiert die Standardempfehlungen für die vier Matrix-Felder. In Teil III standen die Missverständnisse rund um den Workflow im Mittelpunkt. In Teil IV betrachten wir die zeitlichen Prioritäten. Dieser Teil V befasst sich mit dem Biorhythmus und der Aufgabenverteilung über den Tag.

Tagespower mit Eisenhower

Unser Energielevel ist über den Tag verteilt nicht konstant. Daher ist es sinnvoll, den wichtigen Aufgaben die Phasen mit großer Konzentration zu widmen. Hinzu tritt der individuelle Biorhythmus, der sich auf den physischen (23 Tage), den emotionalen (28 Tage), den intellektuellen (33 Tage) und den intuitiven (38 Tage) Status auswirkt. – Ich arbeite übrigens mit dem LunarisApps Biorhythmus Rechner. So kann ich bereits bei der Planung sehen, welche Tage besonders »energiereiche« sind. Weiterlesen →